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按照科學(xué)合理的申購流程，可以對(duì)物業(yè)采購各類物資的管理進(jìn)行有效控制控制，對(duì)完成企業(yè)日常工作所需及采購物資的品質(zhì)起著至關(guān)重要的作用，下面極致小編對(duì)物料的采購管理方法進(jìn)行了整理：

　　一、物資分類

A類：辦公用品（含電腦耗材類）、勞保用品，及各單位日常使用的低值耗材（單價(jià)低于500元）等非固定資產(chǎn)

B類：辦公設(shè)備（含電腦、打印機(jī)、投影儀等）、辦公家具等固定資產(chǎn)；單價(jià)高于500元的非固定資產(chǎn)類；

C類：應(yīng)急類物資

　 二、采購管理

1.先批后買原則

公司采購必須填制《物業(yè)物品采購單》（附后，以下簡稱《采購單》），申請(qǐng)單位、申請(qǐng)人填寫《采購單》，注明采購項(xiàng)目類別、說明采購原因，經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批后交由采購人員進(jìn)行辦理；

A類物資：控制合理庫存前提下，每月25日前經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批后，交由采購人員辦理；

B類物資：合理調(diào)配、公司協(xié)商后，使用期提前10日，經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批后，交由采購人員辦理；

C類物資：電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，交由采購人員辦理。事后2個(gè)工作日內(nèi)，申請(qǐng)單位辦理審批后續(xù)；

2.詢價(jià)議價(jià)原則

固定資產(chǎn)及非固定資產(chǎn)的采購詢價(jià)，必須有三家以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資質(zhì)等因素的基礎(chǔ)上，進(jìn)行綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商確定最終價(jià)格（臨時(shí)性、應(yīng)急性采購不適用）；

3.樣品封存原則

針對(duì)有一定使用時(shí)限的物資（相對(duì)低值的、可提供樣品的），要做到樣品封存，做到采購物品與樣品一致；

4.職責(zé)分離原則

采購人員不得參與所采購物資的檢驗(yàn)、驗(yàn)收，采購物資由物資管理人員對(duì)數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行核對(duì)。物資管理人員對(duì)于所接收的物資，在接收時(shí)發(fā)現(xiàn)問題的，當(dāng)即提出異議，與采購人員及時(shí)溝通，由采購人員與供應(yīng)商溝通并解決；所采購物資在使用過程中出現(xiàn)問題的，由使用單位通知物資管理人員，物資管理人員對(duì)涉事物資暫時(shí)封存，由采購人員與供應(yīng)商溝通并解決；

5.一致性原則

采購物資必須與采購單中所列要求保持一致，在市場條件不能滿足使用部門要求的、或成本太高的，采購人員應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、反饋信息，經(jīng)協(xié)調(diào)后，制定最終采購計(jì)劃；

6.合同會(huì)審原則

大宗物資采購，除符合上述4條原則外，還應(yīng)做到合同會(huì)審，使用、采購人員、物業(yè)總經(jīng)理、地產(chǎn)總經(jīng)理，調(diào)研匯總后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核許可后，方可執(zhí)行合同簽訂程序；

　　三、供應(yīng)商管理

1.供應(yīng)商選擇

(1)供應(yīng)商必須證照齊全，具有相關(guān)資質(zhì)；如由特殊物品采購，供應(yīng)商還應(yīng)具有國家法律規(guī)定的相關(guān)證件；

(2)選擇供應(yīng)商必須進(jìn)行詢價(jià)和綜合評(píng)估，若供應(yīng)商為中間商時(shí)，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、業(yè)績等，供應(yīng)商報(bào)價(jià)不能作為唯一參考因素；

(3)為保證供應(yīng)渠道順暢，防止突發(fā)情況，應(yīng)有兩家以上供應(yīng)商為備用供應(yīng)商；

2.合同供應(yīng)商登記、歸類、存檔，定期協(xié)助財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商對(duì)賬；

3.定期走訪合同外供應(yīng)商，擇優(yōu)更換或淘汰現(xiàn)有供應(yīng)商；

說到供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商檔案可以采用信息化平臺(tái)來輔助建立科學(xué)的評(píng)估體系。如極致物料管理系統(tǒng)的供應(yīng)商管理，可以對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、涉稅資質(zhì)以及供貨信息進(jìn)行規(guī)范化管理，科學(xué)建立供應(yīng)商評(píng)估體系、有效規(guī)避企業(yè)供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)。

　四、合同簽訂管理

1.董事長（法人）委托人對(duì)外簽訂、履行合同，必須按照國家合同法的有關(guān)規(guī)定辦理。

2.意向合同必須進(jìn)過合同會(huì)審后，方可簽訂。簽訂合同一律使用“合同專用章”；合同簽訂后，即分類匯編、存檔，分送有關(guān)部門；

3.簽訂采購合同，必須比質(zhì)、比價(jià)，擇優(yōu)選訂。

　五、借款及費(fèi)用報(bào)銷管理

1.合理借款：針對(duì)性采購，借款金額保持在采購預(yù)計(jì)總金額的±5%左右；

2.憑票報(bào)銷：采購?fù)瓿伞⑷霂旌?，采購?jīng)辦人憑銷貨單、入庫單、發(fā)票至財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷事宜；

3.掛賬處理：需要簽訂合同的、存在掛賬的供應(yīng)商，嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行；

4.嚴(yán)格按照公司頒布的財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。

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